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伝言の受け方・伝え方

当サイトでは、ビジネスマナーやビジネス用語の知識を、さまざまなビジネスシーンで使えるよう、わかりやすく解説しています。
新しいマナーと従来からのマナー、社内外のコミュニケーションの仕方から冠婚葬祭まで、必ず必要とされるビジネスマナーを幅広く紹介しています。ビジネス用語集では、基本的なビジネス用語から新しいキーワードまで、新常識としての用語を解説しています。新社会人だけでなく、ビジネス経験が豊富なマネジャーやトップの方々も、今日の時代に見合ったマナーとビジネス用語を、どうぞお役立てください。

 ■伝言の受け方・伝え方

・伝言の受け方
伝言を受けるときはまず、相手の名前と会社名を確認します。
「○○さんから電話がありました」だけでは、どこの○○さんかわからず、こちらから運絡のとりようがないということにもなるので、会社名と部署や役職、姓名までをきちんと確認します。そして、用件を聞き要約して復唱します。日時、金額、品名といった数字や固有名詞は、間違いのないよう繰り返して確認し、メモをとります。
また、先方に折り返し電話を入れる必要があるときは、念のため相手の電話番号を聞いておくようにします。


・伝言の伝え方
電話応対で問題が起こるのは、せっかくかけてもらったのに、用件が本人に伝わらなかったり、伝わっても内容が違っていたりすることです。そういうミスを防ぐために、メモには用件を正確にわかりやすく書き、電話を受けた時刻や受信者の名前を入れておくようにします。
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