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電話の取次ぎ方

当サイトでは、ビジネスマナーやビジネス用語の知識を、さまざまなビジネスシーンで使えるよう、わかりやすく解説しています。
新しいマナーと従来からのマナー、社内外のコミュニケーションの仕方から冠婚葬祭まで、必ず必要とされるビジネスマナーを幅広く紹介しています。ビジネス用語集では、基本的なビジネス用語から新しいキーワードまで、新常識としての用語を解説しています。新社会人だけでなく、ビジネス経験が豊富なマネジャーやトップの方々も、今日の時代に見合ったマナーとビジネス用語を、どうぞお役立てください。

 ■電話の取次ぎ方

・名指し人に取り次ぐ
相手の会社名、氏名、名指し人の名前を確認します。「△△ (会社名)の、○○様でいらっしゃいますね」「○○担当の××でございますね」。相手の名前がはっきりしないときは、「恐れ入りますが、もう一度お名前をおっしゃっていただけますでしょうか」と確認します。確認したら名指し人に代わります。「かしこまりました。ただいま代わりますので、少々お待ちくださいませ」
名指し人が離れたところにいる場合は、内線番号を押して、「××さん、△△社の○○様から□□番にお電話です」と知らせます。


・名指し人が他の電話に出ている場合
「あいにく××は、ただいま電話中でございます。そのままお待ちいただけますか」「こちらからおかけ直しいたしましょうか」と相手の都合を聞きます。
相手が待っているときに名指し人の電話がなかなか終わらないようなら、「電話が長引きそうなので、終わりましたら祈り返しこちらからお電話を差し上げましょうか」と再度相手の都合を尋ねます。長い間保留にしておくのは失礼になります。
折り返しこちらから電話をする場合は、必ず連絡先の電話番号を確認します。相手の連絡先がわかっている場合は、「会社へおかけすればよろしいでしょうか」などと、確認します。


・用件で取り次ぎを依頼されたとき
「経理担当の方」などという指定の場合は、先方の名前を確認し、おおよその用件の内容を尋ねて、用件にふさわしい担当者に取り次ぐようにします。電話のたらい回しを防ぐためです。 「経理の○○に代わりますので、少々お待ちください」などと言って、担当者と代わるようにします。


・在席を伝えてはいけない場合
本人が在席していても、出なくてよい電話や名指し人が出たくないような場合は、最初に、名指し人の在、不在を言わないように「○○でございますね。少々お待ちください」といった出方をします。そして、名指し人の都合を確かめます。
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