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電話対応の基本

当サイトでは、ビジネスマナーやビジネス用語の知識を、さまざまなビジネスシーンで使えるよう、わかりやすく解説しています。
新しいマナーと従来からのマナー、社内外のコミュニケーションの仕方から冠婚葬祭まで、必ず必要とされるビジネスマナーを幅広く紹介しています。ビジネス用語集では、基本的なビジネス用語から新しいキーワードまで、新常識としての用語を解説しています。新社会人だけでなく、ビジネス経験が豊富なマネジャーやトップの方々も、今日の時代に見合ったマナーとビジネス用語を、どうぞお役立てください。

 ■電話対応の基本

電話対応には、「迅速」「正確」「簡潔」が求められます。


@ 迅速
・電話のベルが鳴ったら、3回以内にでる。もし3回以内に出れなかった時は、「たいへんお待たせいたしました」と一言付け加える。


A 正確
・発音をはっきりと、語尾を明瞭に、わかりやすく聞き取りやすい言葉遣いで話します。
・先方の用件は、しっかりメモをとること。5WIH(いつ、どこで、誰が、なにを、なぜ、どのように)を必ず聞くようにします。
・相手がどこの会社の誰なのかをきちんと確認する。相手の名前を聞き違えると、大きな問題を引き起こしかねません。「○○会社の××様でいらっしやいますね」と復唱します。


B 簡潔
・挨拶は忘れないようにしますが、手短かに済ませます。
・時間をムダに使わないためにも、5W1Hはきちんとメモなどに書き、いい忘れなどないように準備しておく。
・顧客の要求を正確に理解するためにも集中力や判断力を身につける。
・そのためにも、総合的な知識(会社概要・商品知識・関係全社・取引先の概要と自杜との関係など)を吸収する。
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