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ビジネス文書のルール

当サイトでは、ビジネスマナーやビジネス用語の知識を、さまざまなビジネスシーンで使えるよう、わかりやすく解説しています。
新しいマナーと従来からのマナー、社内外のコミュニケーションの仕方から冠婚葬祭まで、必ず必要とされるビジネスマナーを幅広く紹介しています。ビジネス用語集では、基本的なビジネス用語から新しいキーワードまで、新常識としての用語を解説しています。新社会人だけでなく、ビジネス経験が豊富なマネジャーやトップの方々も、今日の時代に見合ったマナーとビジネス用語を、どうぞお役立てください。

 ■ビジネス文書のルール

ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えることです。そのためには守らなければならないルールがあります。


・「結論優先」が原則
先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。


・簡潔な文章にする
文章は短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切。


・事実は正確に
自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながら正確に書く。


・わかりやすい言葉を使う
その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。


・書いたら読み返す
公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。とくに社外文書は会社としての文書になるので充分注意が必要。
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