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電子メールの上手な書き方

当サイトでは、ビジネスマナーやビジネス用語の知識を、さまざまなビジネスシーンで使えるよう、わかりやすく解説しています。
新しいマナーと従来からのマナー、社内外のコミュニケーションの仕方から冠婚葬祭まで、必ず必要とされるビジネスマナーを幅広く紹介しています。ビジネス用語集では、基本的なビジネス用語から新しいキーワードまで、新常識としての用語を解説しています。新社会人だけでなく、ビジネス経験が豊富なマネジャーやトップの方々も、今日の時代に見合ったマナーとビジネス用語を、どうぞお役立てください。

 ■電子メールの上手な書き方

電子メールでは、ビジネス文書のように形式ばった書き方をする必要はありませんが、マナーを無視したメールでは、仕事の仕方や常識を疑われかねません。常に相手の立場を考えるということを心がけましょう。


・会社名は省略禁止
文頭に書く宛名の会社名は省略せず、「株式会社○○」というように書きます。アルファベットなどで略称を用いている場合でも省略せず、フルネームで書きます。役職や氏名も同様です。人に対する敬称には必ず「様」を使います。「殿」は上位の人が目下の人に対して使う言葉なので、使わないほうが無難でしょう。


・最初に名乗る
メールアドレスを見ただけでは差出人が特定できないものがあります。また、操作ミスで関係のない人に送られてしまう場合もあります。誰から届いたメールなのかはっきりわかるように、本文の始めに会社名や名前を明示します。


・簡潔にあいさつする
手紙のような丁寧な時候のあいさつは必要ありませんが、簡単なあいさつや、必要に応じて感謝の言葉を添えます。社外ならば「いつもお世話になっております」、社内ならば「お疲れ様です」などと入れるとよいでしょう。


・結論から始める
相手は短い時間にたくさんのメールに目を通すこともありますし、画面の字は読みにくいものです。そのためにも「結論から始める」「用件は箇条書き」など、読みやすく書くことが大切です。メールは短いほどよいと心得ましょう。


・改行とスペース
本文の一行は全角で35文字程度とします。送り手のメール作成画面と、受け手の受信画面は必ずしも同じとは限りませんので、1行が長すぎると妙なところで改行されてしまうことがあります。35文字程度で改行し、見やすいように段落ごとに1行分のスペースを入れるとよいでしょう。


・簡潔な件名
メールを受信した人は、受信トレイに何件も並んでいるメールの中から、重要なものとそうでもないものを見分け、処理しています。件名には用件が一目でわかるような簡潔なものをつけます。
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